La lista de perspectivas

En el lado izquierdo de la ventana Perspectivas, verás una lista de las perspectivas existentes en OmniFocus, entre ellas las incorporadas por omisión; puedes elegir cuáles quieres mostrar cómo pestañas de la barra lateral, así como modificar su orden arrastrando y soltando.

Para mostrar una perspectiva en forma de pestaña de la barra lateral, haz clic en la estrella situada junto al nombre de la perspectiva.

El editor de perspectivas

El editor de perspectivas aparece en el lado derecho de la ventana Perspectivas, y contiene controles que puedes usar para crear perspectivas nuevas y editar las existentes.

Los controles del editor de perspectivas son casi idénticos a los de las opciones de visualización para la perspectiva seleccionada, con unas pocas funciones adicionales que se describen en las siguientes secciones.

Para añadir una nueva perspectiva personalizada, elige Perspectivas > Añadir perspectiva o haz clic en el botón Añadir perspectiva en la barra inferior de la ventana Perspectivas.

Nombre e icono

Al editar una perspectiva personalizada, haz clic en el campo del nombre para introducir un nuevo nombre o cambiar un nombre existente (por omisión, Perspectiva sin título).

Haz clic en la flecha hacia abajo de la esquina del icono para abrir el selector de iconos, donde puedes elegir de entre un conjunto de iconos integrados diseñados por Omni para OmniFocus; también puedes hacer clic en Elegir archivo… para añadir una imagen almacenada en el Mac.

Haz clic en uno de los colores del lado izquierdo del selector de iconos para elegir un color personalizado para tu perspectiva y su iconografía en toda la aplicación.

Grabador de funciones rápidas

Debajo del campo del nombre, puedes asignar una función rápida de teclado para la perspectiva seleccionada.

Para grabar una función rápida, haz clic en el botón y pulsa las teclas de la función rápida que quieras usar. Los caracteres aparecen en el campo a medida que escribes, y quedarán guardados cuando introduzcas una combinación válida.

Pulsa esc para cancelar la grabación, o bien haz clic en Volver para recuperar la función rápida anterior.

Puedes elegir cualquier función rápida de teclado, siempre y cuando no se esté usando e incluya una de las siguientes teclas:

• la tecla Comando
• la tecla Control

y cualquier otra tecla. Como alternativa, también puedes usar una tecla de Función que no se esté usando (por ejemplo, F13).

Actualizar o degradar perspectiva

Las perspectivas personalizadas que crees, así como los nombres, iconos y colores que les asignes, se sincronizarán en todos los dispositivos que sincronices con tu base de datos de OmniFocus.

Las versiones anteriores de OmniFocus no admiten todas las características de las perspectivas creadas con OmniFocus 3. (Estas perspectivas se sincronizarán igualmente, si la versión de la base de datos es compatible, pero estarán ocultas.)

Para que una perspectiva creada con OmniFocus 3 pueda verse en versiones anteriores de OmniFocus, elige Degradar perspectiva. Degradar una perspectiva puede hacer que se eliminen algunas reglas de filtrado avanzadas u otras características de la perspectiva.

Alternativamente, si sincronizas una perspectiva creada con una versión anterior de OmniFocus en OmniFocus 3, puedes Actualizar la perspectiva para aprovechar todas las características descritas en este capítulo. Las reglas de la perspectiva existentes y los ajustes de presentación se convertirán al nuevo formato.

Reglas de filtrado

Esta sección del editor determina qué ítems incluye la perspectiva. Los ítems se incluyen estableciendo filtros con parámetros para atributos concretos: si un ítem coincide con las reglas de filtrado, se incluye en la perspectiva. Si un ítem no coincide con las reglas, no aparece.

Las reglas de filtrado se configuran en forma de jerarquía, con una operación del tipo Todos, Cualquiera o Ninguno de los siguientes criterios son verdaderos en la parte superior del árbol. Esto indica que deben darse todas, cualquiera o ninguna de las reglas incluidas para que los ítems se incluyan en la perspectiva. (Se forma así la raíz de la jerarquía, que no puede eliminarse.)

Por omisión, las perspectivas personalizadas nuevas incluyen una regla Disponibilidad: Restante a modo de ejemplo. Dado que está anidada bajo Todos los siguientes criterios son verdaderos, esta regla implica que la perspectiva solo mostrará ítems con el estado de disponibilidad Restante (no aparecerán los ítems completados y descartados).

Si no quieres incluir la regla por omisión en la perspectiva, puedes cambiarla por otra, dejar sin seleccionar la casilla correspondiente para desactivarla, o bien añadir otra regla y hacer clic en Quitar regla para eliminar la primera. (Todas las perspectivas personalizadas deben contener al menos una regla, así que no puedes eliminar la regla por omisión sin más.)

Haz clic en Añadir regla para añadir una nueva regla aplicable a los ítems de la perspectiva.

Al añadir una regla de filtrado, ten en cuenta que se aplicará en función de su posición dentro de la jerarquía. Todas las reglas añadidas debajo de la raíz utilizan su lógica: Cualquiera, Todos o Ninguno de los criterios deben cumplirse para que los ítems correspondientes aparezcan en la perspectiva.

Para crear una jerarquía más amplia, pulsa Opción y haz clic en Añadir grupo de reglas (al pulsar la tecla Opción, esta función sustituye a la opción Añadir regla).

Al igual que en la operación raíz, puedes elegir la condición aplicable a las reglas del grupo:

• Todos los siguientes criterios son verdaderos: todas las reglas del grupo deben ser ciertas para que un ítem aparezca en la perspectiva (o para que sea tenido en cuenta por las reglas superiores de la jerarquía). Corresponde a una operación booleana de tipo Y.

• Cualquiera de los siguientes criterios son verdaderos: si un ítem cumple aunque solo sea una de las reglas anidadas bajo Cualquiera de las siguientes, se incluirá en la perspectiva (siempre que también cumpla condiciones descritas en otra parte del árbol). Corresponde a una operación booleana de tipo O.

• Ninguno de los siguientes criterios son verdaderos: si un ítem cumple una de las reglas anidadas, se excluirá de la perspectiva aunque cumpla otra regla. Corresponde a una operación booleana de tipo NO.

Si las reglas de filtrado tienen varios niveles de jerarquía, puedes arrastrar y soltar una regla a otra posición en la estructura de reglas para ver cómo afecta a la visibilidad de los ítems en la perspectiva.

Presentación

Esta sección del editor define cómo se muestran en el esquema los ítems de la perspectiva. Puedes elegir entre dos modos principales usando el ajuste Agrupar y ordenar: para ver los ítems como una lista de Acciones individuales o como ítems agrupados jerárquicamente dentro de Proyectos completos.

Agrupar y ordenar por acciones individuales

Cuando se muestra en forma de acciones individuales, el esquema contiene una lista de todos los ítems que cumplen los criterios de las reglas de filtrado, y la barra lateral contiene la lista de etiquetas. La agrupación y el orden dentro de la perspectiva se pueden pulir más con otras opciones, y la opción Mostrar rutas de proyecto se puede activar o desactivar para mostrar u ocultar la fila del proyecto encima de cada ítem.

Cuando se agrupan por acciones individuales, las acciones se pueden agrupar además siguiendo estos criterios:

• Sin agrupar: las acciones no se agrupan y se presentan en una lista simple.

• Etiqueta: las acciones se agrupan por etiquetas individuales. Si una acción tiene más de una etiqueta, se incluye en cada una de ellas.

• Etiquetas (combinadas): las acciones se agrupan por combinaciones de etiquetas. Independientemente del número de etiquetas que tenga una acción, solo aparece una vez (en el grupo de su combinación de etiquetas).

• Proyecto: las acciones se agrupan por proyectos.

• Vencimiento: las acciones se agrupan por fechas de vencimiento, de más antigua a más reciente. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Las acciones sin fecha de vencimiento asignada se agrupan al final del esquema.

• Fecha de aplazamiento: las acciones se agrupan por fechas de aplazamiento, de más antigua a más reciente. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Las acciones sin fecha de aplazamiento asignada se agrupan al final del esquema.

• Completado: las acciones se agrupan por fechas de finalización, de más reciente a más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Las acciones sin fecha de finalización se agrupan al final del esquema.

• Descartado: las acciones se agrupan por fechas de descarte, de más reciente a más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Las acciones activas se agrupan al principio del esquema.

• Añadido: las acciones se agrupan según la fecha en que se añadieron a OmniFocus, de la más reciente a la más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente.

• Modificado: las acciones se agrupan según la fecha en que se modificaron por última vez, de más reciente a más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente.

• Marcado: las acciones se agrupan en función de si están marcadas o no: primero las marcadas y luego las que están sin marcar.

Cuando se agrupan por acciones individuales, las acciones se pueden ordenar además siguiendo estos criterios:

• Orden de proyectos/Orden de etiquetas: dentro de su agrupación, las acciones se ordenan tal como aparecen en la perspectiva Proyectos (o la perspectiva Etiquetas si la agrupación se basa en las etiquetas).

• Etiqueta: las acciones se ordenan por etiquetas. Las acciones con varias etiquetas solo aparecen una vez, junto a las otras acciones de la agrupación con la misma combinación de etiquetas.

• Marcado: las acciones se ordenan en función de si están marcadas o no; las acciones marcadas aparecen primero dentro de su agrupación.

• Nombre: las acciones se ordenan alfabéticamente por el nombre.

• Vencimiento:: las acciones se ordenan por la fecha de vencimiento. Las acciones cuya fecha de vencimiento sea anterior (o ya vencidas) aparecen primero, seguidas en orden descendente por aquellas con fecha de vencimiento posterior y, por último, por las que no tengan fecha de vencimiento.

• Fecha de aplazamiento: las acciones se ordenan por la fecha de aplazamiento. Las acciones con las fechas de aplazamiento más próximas aparecen primero, seguidas de las acciones más lejanas y, por último, las que no tienen fecha de aplazamiento.

• Añadido: las acciones se ordenan según la fecha en que se añadieron a OmniFocus, de más reciente a más antigua.

• Modificado: las acciones se ordenan según la fecha en que se modificaron por última vez, de más reciente a más antigua.

• Completado: las acciones se ordenan según la fecha en que se completaron; primero las activas y después las completadas, de más reciente a más antigua.

• Descartado: las acciones se ordenan según la fecha en que se descartaron; primero las activas y después las descartadas, de más reciente a más antigua.

• Duración: las acciones se ordenan según la duración estimada, de más corta a más larga. Las acciones sin una duración estimada aparecen al final del esquema.

Agrupar y ordenar por proyectos completos

Cuando se muestra en forma de proyectos completos, el esquema contiene una lista de proyectos con ítems que cumplen las reglas de filtrado organizados jerárquicamente dentro de ellos; la barra lateral contiene la lista de proyectos. La agrupación y ordenación se pueden pulir con opciones adicionales. La opción Mostrar rutas de proyecto no está disponible para este ajuste porque las acciones ya se muestran dentro de los proyectos correspondientes.

Cuando se agrupan por proyectos completos, los proyectos incluidos en la perspectiva también se pueden agrupar siguiendo estos criterios:

• Sin agrupar: los proyectos no se agrupan y se presentan en una lista simple.

• Carpeta: los proyectos se agrupan en las carpetas que los contienen. Los proyectos que están fuera de las carpetas se agrupan en la sección Sin carpeta al final del esquema.

• Vencimiento: los proyectos se agrupan por fechas de vencimiento, de más antigua a más reciente. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Los proyectos sin fecha de vencimiento se agrupan en la sección Sin fecha de vencimiento al final del esquema.

• Fecha de aplazamiento: los proyectos se agrupan por fechas de aplazamiento, de más antigua a más reciente. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Los proyectos sin fecha de aplazamiento se agrupan en la sección Sin fecha de aplazamiento al final del esquema.

• Completado: los proyectos se agrupan según la fecha en la que se completaron, del completado más recientemente al más antiguo. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Los proyectos sin fecha de finalización se agrupan en la sección Sin fecha de finalización al final del esquema.

• Descartado: los proyectos se agrupan según la fecha en la que se descartaron, del descartado más recientemente al más antiguo. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente. Los proyectos sin fecha de descarte se agrupan en la sección Sin descartar al final del esquema.

• Próxima revisión: los proyectos se agrupan según la fecha de su próxima revisión programada, de más reciente a más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente.

• Añadido: los proyectos se agrupan según la fecha en que se añadieron a OmniFocus, de la más reciente a la más antigua. La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente.

• Modificado: los proyectos se agrupan según la fecha de su última modificación, de más reciente a más antigua. (Incluye los cambios en las acciones del proyecto.) La granularidad de la agrupación aumenta a medida que se aproxima al presente.

Cuando se agrupan por proyectos completos, los proyectos incluidos en la perspectiva también se pueden ordenar siguiendo estos criterios:

• Orden de proyectos: los proyectos se ordenan dentro de su agrupación tal como aparecen en la perspectiva Proyectos.

• Nombre: los proyectos se ordenan alfabéticamente por el nombre.

• Marcado: los proyectos se ordenan en función de si están marcados o no; los marcados aparecen primero. No afecta a esta ordenación si las acciones individuales incluidas en los proyectos están marcadas o no.

• Vencimiento: los proyectos se ordenan según las fechas de vencimiento de las acciones que incluyen, de más antigua a más reciente. (Aparecen primero los proyectos que contienen acciones con las fechas de vencimiento más antiguas.) Este orden se aplica con independencia de si el proyecto tiene fecha de vencimiento o no. Los proyectos que no contienen fechas de vencimiento aparecen al final del esquema.

• Fecha de aplazamiento: los proyectos se ordenan por fechas de aplazamiento, de más antigua a más reciente. Los proyectos sin fecha de aplazamiento aparecen al final del esquema.

• Completado: los proyectos se ordenan según la fecha en que se completaron; primero los activos y después los completados de más reciente a más antiguo.

• Descartado: los proyectos se ordenan según la fecha en que se descartaron; primero los activos y después los descartados de más reciente a más antiguo.

• Próxima revisión: los proyectos se ordenan según la fecha de su próxima revisión programada, de más antigua a más reciente.

• Añadido: los proyectos se ordenan según la fecha en que se añadieron a OmniFocus, de la más reciente a la más antigua.

• Modificado: los proyectos se ordenan según la fecha en que se modificaron por última vez, de más reciente a más antigua. (Incluye los cambios en las acciones del proyecto.)

• Duración: los proyectos se ordenan según la duración estimada, de más corto a más largo. Los proyectos sin una duración estimada aparecen al final del esquema.

Abrir en una vista nueva

Marca esta casilla para abrir la perspectiva en una vista nueva al acceder a ella a través de la lista de perspectivas o del menú Perspectivas. Cuando esta opción está marcada, la perspectiva se abre en una ventana nueva o en una pestaña nueva, en función de las Preferencias del Sistema macOS.

Diseño

Elige un diseño para la perspectiva. Los ajustes de personalización son idénticos a los ajustes disponibles para las perspectivas incorporadas con OmniFocus Pro, de manera que tienes la posibilidad de reemplazar los ajustes por omisión definidos en las preferencias de Diseño.

Barra inferior

La barra en la parte inferior de la ventana Perspectivas contiene controles para añadir y quitar perspectivas, así como para mostrar u ocultar partes de la ventana para distintos usos.

Añadir perspectiva

Crea una nueva perspectiva personalizada que puede configurarse con las herramientas descritas en este capítulo.

Menú del engranaje

Contiene controles para Abrir, Duplicar o Eliminar la perspectiva seleccionada. Eliminar una perspectiva también hace que se borre de cualquier otro dispositivo con OmniFocus sincronizado. Una perspectiva no es más que una forma de visualizar los datos, por lo que eliminar una perspectiva no afecta para nada a las tareas de la base de datos de OmniFocus.

Contraer/Expandir Editor

Oculta o muestra la sección Editor de la ventana Perspectivas. Si usas la ventana sobre todo para moverte entre perspectivas, es posible que te resulte útil ocultar el Editor la mayor parte del tiempo.